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Les menus - Outlook 2010

Dernière mise à jour : jeudi 6 décembre 2012

Outlook 2010 vous permet de gérer vos messages électroniques sur votre ordinateur. Un certain nombre de menus sont disponibles pour vous permettre d’accéder à la plupart des fonctionnalités du logiciel.

Les menus sont intégrés dans un espace horizontal, appelé "ruban", placé dans le haut du logiciel. En cliquant sur un menu, les fonctions disponibles s’affichent et le ruban d’Outlook 2010 se modifie dynamiquement en un "déroulé" des fonctionnalités que vous souhaitez utiliser (gestion du courrier et des dossiers, affichage ...).
Le ruban peut être réduit ou développé par simple clic sur le symbole haut / bas situé près de l’aide.

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Les items du ruban affichent des informations au simple passage de la souris, via l’affichage d’infobulles, mais aussi des noms de touches (exemple : "F9") ou des combinaisons de touches (exemple : "Ctrl+C") qui vous permettront d’accéder plus rapidement à la fonction mentionnée grâce à l’usage de ces touches sur votre clavier.

De part l’étendue des menus disponibles, seuls les principaux seront abordés ci-dessous.

Fichier

L’onglet "Fichier" est unique dans le sens où ses options ne sont pas disposées dans le ruban mais au travers de menus verticaux.
Il correspond à l’ancien bouton Microsoft, et les options sont les suivantes :

- "Enregistrer sous" : permet d’enregistrer les messages ou les pièces jointes dans un endroit spécifique.

- "Informations" : rend possible la création ou la vérification d’un compte de messagerie, le nettoyage de la boîte aux lettres et la création de règles et alertes.

- "Ouvrir" : autorise l’ouverture du calendrier, du fichier de données d’Outlook et l’importation de messages ou contacts sauvegardés au préalable.

- "Imprimer" : donne accès à l’impression des messages et ses options.

- "Aide" : permet de consulter l’aide du logiciel mais aussi de contacter le support technique ou bien des didacticiels en ligne (nécessite une connexion Internet).

- "Options" : ce menu ouvre une nouvelle fenêtre vers les multiples options du logiciel (configuration et personnalisation du courrier, contacts, calendrier, tâches et comportements divers).

Pour en savoir plus sur les options d’Outlook 2010, nous vous invitons à consulter la fiche suivante : Les options d’Outloook 2010.

- "Quitter" : ferme le logiciel de messagerie sans alerte ni confirmation.

Pour en savoir plus sur la sauvegarde de vos données Outlook 2010, nous vous invitons à consulter les fiches suivantes :

Sauvegarde des messages - Outloook 2010.

Sauvegarde des contacts - Outloook 2010.

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Accueil

Le menu accueil vous donne accès à une gestion complète des messages et autorise également l’accès au carnet d’adresses. Il est divisé en cinq rubriques accessibles depuis le ruban :

- "Nouveau" : envoi de message électronique, création de rendez-vous, réunion, contact, tâche mais aussi possibilité d’envoi de SMS (configuration messagerie texte nécessaire)

- "Supprimer" : suppression de message, nettoyage de dossier et conversation, blocage d’expéditeur et courrier indésirable.

- "Répondre" : répondre ou transférer un message, une réunion, à un ou plusieurs expéditeurs.

- "Actions rapides" : envoi et tri des messages vers des destinataires ou des dossiers de façon rapide (il est préférable de créer, au préalable, des groupes de contacts et des dossiers prévus à cet effet)

- "Déplacer" : tri des messages vers des dossiers et création / gestion de règles de messages.

- "Rechercher" : recherche de messages via de multiples critères (message non lu, avec pièce jointe, etc...) ou bien un contact du carnet d’adresses.

- "Envoyer/Recevoir" : équivalent à la touche clavier F9, ce bouton effectue une relève du courrier, calendrier, rendez-vous et des tâches, de tous les dossiers.

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Envoyer / recevoir

Cet onglet vous donne la possibilité de gérer finement l’envoi et la réception de vos messages. Le ruban affiche quatre rubriques :

- "Envoyer et recevoir" : équivalent à la touche clavier F9, ce bouton effectue une relève du courrier, calendrier, rendez-vous et des tâches, d’un, plusieurs ou de tous les dossiers.

- "Télécharger" : affiche une fenêtre d’état des téléchargements d’éléments en cours. Vous pouvez également annuler tous les téléchargements.

- "Serveur" : les en-têtes des messages ne contiennent pas de contenu. Cela vous permet de choisir les messages à télécharger avant de les consulter.

- "Préférences" : vous permet de gérer la connexion et la manière de relever vos dossiers. Cette fonctionnalité peut s’avérer pratique lorsque vous ne disposez pas d’accès Internet ; cela empêche Outlook de tenter, vainement, la relève de vos éléments.

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Dossier

L’onglet Dossier vous permet de créer, supprimer, renommer, nettoyer ou bien archiver vos dossiers. Les éléments des rubriques sont particulièrement explicites.

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Affichage

L’onglet "Affichage" permet d’ajuster l’organisation visuelle et pratique de vos éléments de messagerie.
Il se décline en six rubriques :

- "Affichage actuel" : modifier l’affichage en cours ou bien le réinitialiser, au besoin.

- "Conversations" : offre la possibilité de consulter vos messages électroniques avec un suivi de conversation au lieu d’une lecture individuelle de chaque message.

- "Réorganisation" : permet de trier les messages selon vos critères personnels (De, A, Objet, Date, etc...).

- "Disposition" : autorise la modification de la disposition de vos volets de lecture ainsi que la barre des tâches.

- "Volet de personnes" : affiche, masque ou réduit le volet de personne ( encart qui affiche une photo de vos contacts ). Ce menu vous permet aussi de configurer votre compte de réseau social (facebook, Linked in, Windows Live, etc...) à partir d’Outlook 2010 ( nécessite le téléchargement et l’installation de Microsoft Outlook Social Connector ).

- "Fenêtre" : donne accès à vos fenêtre de rappel ou bien permet l’ouverture d’un message dans une nouvelle fenêtre.

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